In questo contesto di emergenza sanitaria ogni Utente Sistemi ha diritto a delle soluzioni a costo zero nel 2020, tra cui l’App per la Conservazione Digitale. Partire con il nuovo portale è quindi gratis per il 2020: tutti i documenti e le fatture conservate nel 2020 sono completamente gratuiti a prescindere dalla data di emissione.
SISTEMINRETE App Conservazione digitale è il servizio web per conservare a norma di legge tutti i documenti e le fatture dell’azienda, integrato con i gestionali Sistemi.
Con SISTEMINRETE App Conservazione digitale, l’azienda conserva, in automatico, tutti i documenti elaborati in eSOLVER, ENOLOGIA e SPRING: dai documenti contabili e fiscali, ai contratti e alle paghe.
Con una semplice configurazione iniziale, l’azienda attiva il servizio e definisce i documenti da conservare digitalmente. L’upload dei documenti sulla piattaforma web SISTEMINRETE, la firma digitale e l’invio al sistema di conservazione sono procedure completamente automatizzate.
Con il nuovo portale SISTEMINRETE App Conservazione digitale, le imprese che usano i software gestionali eSOLVER e SPRING per emettere documenti e fatture, possono gestire in automatico tutto il processo di conservazione digitale, sul cloud Sistemi, anche se il software è in locale, con funzionalità e strumenti di gestione avanzati.
Le informazioni sullo stato di conservazione dei documenti, le ricerche di fatture e documenti conservati, sul cloud sono più facili, immediate e sicure.
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1. Validazione dei documenti e processo di firma
Prima di inviare i documenti in conservazione, il sistema verifica che tutti i documenti e gli allegati non presentino anomalie (estensione valida, presenza della firma, certificato di firma valido, presenza della marca temporale etc.).
Il processo di firma digitale dei documenti è completamente automatizzato e gestito da Sistemi, in qualità di gestore tecnico del servizio di conservazione.
2. Invio in conservazione
L’invio dei documenti al sistema di conservazione è automatizzato attraverso un processo interamente gestito da Sistemi, che si occupa di inviare all’applicazione web periodicamente e in completa autonomia i documenti da conservare, senza alcun intervento da parte dell’operatore.
Il pannello di controllo consente di visualizzare tutti i documenti organizzati per classe documentale, per periodo di conservazione, per stato, o sulla base di viste personalizzate: in questo modo la consultazione è rapida e facile.
È possibile inviare in conservazione anche documenti già conservati con altro soggetto conservatore.
3. Consultazione dei documenti conservati
Accedendo al servizio SISTEMINRETE App Conservazione digitale, l’azienda può consultare in qualsiasi momento i documenti e monitorare gli stati di avanzamento (documenti presi in carico, inviati in conservazione e conservati), con la garanzia che tutto il processo sia correttamente concluso con l’invio al soggetto conservatore.